Elektronsko Arhiviranje

Zakon o elektronskim arhivama

Centralni registar je skup sastavljen od zbirki podataka i kataloga zbirki podataka, koju uspostavlja i vodi Poverenik.^[1] Centralni registar je javan i obavezno se objavljuje putem Interneta.

Elektronska arhiva je aplikaciono programsko rešenje koje služi za arhiviranje materijala. To je savremeno tehnološko rešenje arhiviranja svih vrsta materijala: dokumenata, projekata, predmeta i planova.

Elektronska arhiva

 Centralni registar se vodi kao jedinstvena, centralizovana i javna elektronska baza podataka. Čuvanje dokumentacije u elektronskoj arhivi sprovodi se na način kojim se obezbeđuje očuvanje izvornosti sadržaja i autentičnosti dokumenata i njegovog stvaraoca. Arhivirana dokumentacija čuva se do isteka roka čuvanja, utvrđenog pozitivnim propisima ili listom kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja, odnosno u skladu sa poslovnim potrebama i zahtevima. Upravljanje bazom podataka^[2] vrši administrator, koji takođe i dodeljuje ili uskraćuje prava pristupa korisnicima, a arhivari vrše unos materijala u bazu podataka, i vrše zaduženje/razduženje arhive.

Prednosti elektronskog arhiviranja[уреди]

Glavne prednosti uvođenja elektronskog arhiviranja podataka su:

• brz pristup informacijama,
• niži troškovi poslovanja,
• pun nadzor nad dokumentima,
• zaštita od uništenja i zloupotrebe
• smanjenje arhivskog prostora.

Vrste elektronskog arhiviranja[уреди]

Arhiviranje može da ima kratkoročni, srednjiročni i dugoročni karakter.

• Kratkoročno arhiviranje : podrazumeva vreme koje neposredno sledi nakon nastanka elektronskog zapisa i njegovog digitalnog potpisa. Da bi se potvrdila valjanost arhiviranog dokumenta, odmah po njegovom zahvatanju proverava se valjanost digitalnog potpisa i, ukoliko se ona potvrdi, overava se vremenskim žigom.
• Srednjoročno arhiviranje : podrazumeva vremenski period u kome podaci za proveru valjanosti sadrže nedostatke.
• Dugoročno arhiviranje :podrazumeva upravljanje dokumentacijom čiji je rok čuvanja duži od pet godina.

Pojektovanje elektronske arhive[уреди]

Elektronska arhiva je deo jedinstvenog informacionog sistema. Prilikom njenog projektovanja neophodno je ispuniti sledeće zahteve:

• jedinice dokumentacije arhiviraju se u mašinski čitljivom i razumljivom kodu,
• primenjena tehnologija trebalo bi da omogući izmenu ili brisanje (zaključivanje dokumenata, (engl. Check-out) ) i da garantuje verodostojnost i autentičnost arhiviranog zapisa,
• pristup arhiviranoj dokumentaciji omogućava se samo ovlašćenimm licima,
• u sistemu se obezbeđuje automatsko evidentiranje svih radnji u vezi sa arhiviranim jedinicama dokumentacije,
• obezbeđuje se čuvanje elektronskog potpisa u roku koji je određen za čuvanje arhivirane dokumentacije,
• obezbeđuje se konvertovanje dokumentacije u druge formate, uz obavezu kontrole i dokumentovanja tog postupka,
• obezbeđuje se automatsko zaštitno kopiranje i obnova podataka.

Način evidentiranja[уреди]

Rukovalac je najpre dužan da obrazuje i vodi evidenciju podataka po obrascu koji propisuje Vlada Republike Srbije po članu 48 Zakona o zaštiti podataka o ličnosti^[3]. Pre uspostavljanja zbirke podataka rukovalac je dužan da podatke dostavi povereniku^[1], kao i da ga obavesti o nameri uspostavljanja zbirke. Zatim je Poverenik dužan da proveri radnje obrade da ne bi došlo do povrede ličnih prava.

Model elektronske arhive[уреди]

U projektovanoj elektronskoj arhivi nužno se obezbeđuju izvršavanje funkcija zahvatanja dokumentacije, arhiviranja i upravljanja opisnim podacima i pristupa arhiviranoj dokumentaciji.

• Funkcije zahvatanja : U okviru funkcija zahvatanja dokumentacija se priprema i potom preoblikuje u oblik u kojem će se čuvati. Zahvćena dokumentacija se indeksira kako bi se olakšalo njeno kasnije pretraživanje i oprema atributima kojima se garantuje njen integritet.
• Funkcija arhiviranja i upravljanja opisnim i sigurnosnim podacima : je ključna funkcija elektronske arhive koja obezbeđuje upravljanje arhiviranim dokumentima, opisnim i sigurnosnim atributima.
• Funkcija dostupnosti : omogućava korisnicima da pretražuju sadržaj, izdvajaju, naručuju i potom preuzimaju arhivirane zapise. Zabrana pristupa dokumentaciji obezbeđuje se sve dok se ne prihvati autentifikacija korisnika, nakon čega sistem obavlja dekapsulaciju zapisa i korisniku ga stavlja na uvid.